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會議指南大全
信息編號:1139 發布日期:2011/8/26 更新日期:2011/10/28 人氣:統計中…

 

會議服務指南是會議主辦方告知參會人員服務事項的文書,是會議承辦方與參會人員進行交流的第一道程序,告知如何服務于整個會議全過程,要求參會人員在會議期間如何去做,讓參會人非常清楚地了解整個會議的日程安排、注意事項、考察等事項。現在各種大小型會議均不可缺少會議服務指南,使用頻率較高,它在會議中的位置非常重要,一定程度上反映了會議主辦方的辦會質量與水平,同時也是展示會議承辦方服務形象的有效平臺。會議服務指南作為一種非正式文件,在實際工作中被廣泛運用,而在正式公文中難以找到它的制作要求,實際制作時也不盡一致,但是,會議服務指南仍有其自身特點。筆者結合參加各類會議及具體承辦多次大小型會議的體會,以行政機關的會議為例,談談會議服務指南的特點及寫作。
一、會議服務指南的特點
  (—)時間性強
     會議服務指南是服務于整個會議的,所有的安排都必須根據會議時間確定,其時間性很強,主要表現在:從形式上看,會議服務指南是以會議為中心,整個服務指南的撰寫必須圍繞會議的時間安排來撰寫,不能獨立于會議的安排之外。從內容上看,會議服務指南對時同要求非常強,精確度非常高,不僅要求告知與會人員某日做什么,而且要精確到某時某分,如參觀考察部分,8:10分出發,8:20分到達,8:30分離開。所以在起草會議服務指南時,要特別注意時間的安排,突出時間在整個指南中的作用。
  (二)階段性強
  會議服務指南具有很強的階段性,這主要是受會議安排決定的,其內容大致分為三個階段:會前、 會中、會后,而會前階段又可以再分為會前須知、會議報到等階段,會中階段又可以再分為會議階段、合影留念、參觀考察;而參觀考察又可分為第一天上午、下午考察什么,第二天上午、下午考察什么,等等。每個階段做什么,都必須寫得清楚、明確,否則到時參會人員就會不知所措,引起整個會議的混亂。
  (三)語言簡潔
  會議服務指南不同于其他文體,它主要是告知參會人員一些服務事項,主要是讓人知曉,所以在語言上不必過多修飾,辭藻不必華麗,語言務求平實、簡潔、明了,讓人一看就懂。
  二、會議服務捂南的寫作方法
  會議服務指南根據會議安排的不同而有不同的成部分,筆者擬按常規性會議的安排談談各部分的方法及注煮事項:
  (一)會議須知
  會議須知主要是告知參會人員一些必須注意的事項及其他一些重要事項,雖包含事項各有不同,但主要部分相差無幾。如“請與會人員按照會議安排的時間、地點作息”、“請注意會議期間的人身安全、個人貴重物品交賓館寄存”、“與會人員退房后請直接將鑰匙(房卡)退交總臺”、“會務組設于賓館201房”、“聯系人:×××電話:×××××××。”
  (二)食宿安排
  1.住宿。會議住宿是一個很重要的環節,參會人員休息得如何事關會議進行得順利與否,因此,安排住宿一定得慎重。筆者結合自己的工作實踐及參會時的體會,認為在制作會議服務指南時要注意以下幾方面:(1)會前務必仔細弄清參會人員性別,根據性別安排房間,這是首要之點,將性別核實清楚,避免在安排住宿房同時出錯。(2)對達到一定級別的領導,按照規定,要事先與其本人聯系,安排環境較好的房間,如安排一些單間或者套間。(3)女口將兩人安排在同一房間的,要注意搭配,搭配時要考慮到二人的地域、愛好、身份等因素。(4)在具體排版上,可以不同的方式排列,現實中大多以表格形式排列,但得考慮地域、身份因素,將這二者一致的人排在一起,首先寫姓名,性別,少數民族的要注明,如“回族”;標明職務,后注明房問號。如“周××  女  回族  ××省××廳副廳長  618號房”。
  2.就餐。會議的就餐安排很有講究,涉及到就餐編席、名次的排列,時間、地點,等等。在編定就餐席時同樣要考慮到參會人員的級別、身份、民族等因素,不能任意將一些人組合在一起,多少人一席因當地具體情況而定,有的地方是10人一桌,有的是8人一桌,不同地區有不同的風俗習慣,如行政機關的相關會議編席,往往是按行政級別編定的,相當級別的人安排在一桌用餐,工作人員又另編一席,對于一席中的先后順序可接任職時間長短、姓氏筆畫多少為序;編席還要特別考慮到就餐人員的民族問題,注意少數民族的飲食習慣,將這些參會人員做特別安排,如注明“回族的請在××桌就餐”;如“第一席  王××  申××(回族)”。
  (三〉會議日程
     會議日程是整個會議服務指南中的重頭戲,整個會議就根據日程進行,因此,會議日程的編寫十分重要,許多文章已對此作了闡述,筆者需說明的是,會議服務指南中的會議日程與一般的會議日程有共性,也有不同之處,現就編寫會議服務指南中的日程應注意的地方簡略談談:一般會議指南中的日程是以時間為段,條理狀排列,同時穿插有會議議程,其中對于部分議程,還需說明,如參觀考察部分,其日程的每一項由時間、事項、地點三部分組成,但必須寫清什么時間地點,什么地方什么人做什么。如“10月16日(星期一〉19:00  召開預備會議,請省××廳有關領導同志和市×局負責同志參加(地點:××賓館五樓會議室)”、“20:00  文娛晚會  請與會全體人員參加(地點:××賓館附三樓××歌舞廳)  節目單參見第×頁”、“8:00  舉行×××會議  主持人:××市××局常務副局長”、“議程:1.×××;2.×××;3,……”。  
     (四)其他事項
     1.參觀路線、時間及車輛的安排。這項工作的安排是為具體落實前面的會議日程中的參觀考察而作的補充、說明。安排該項目時必須注意時間安排合理,在一個參觀考察點不能停留過久,也不能走馬觀花,因此要比較精確地計算出各處的停留時間。如“××賓館門口集合上車(8:00出發)——忠烈祠(8:20到,8:40離開)——梳妝臺(8:55到,9:25離開)”,讓人一看就明白何時到,何時離開,第一個目的地需要多長時間,停留參觀考察多長時間。在確定時同時要考慮到意外情況的出現,同時結合參觀考察地的實際情況,需停留時間是多久,這里的時同安排要合理,安排時要根據參觀考察的地點來確定,事先必須經過調查,不可任意估摸,一定要結合實際溺算出大致時間,不能過長也不能過短。另一方面對于參會人員的乘車安排,只需按車位計算出人員,車座數與人員數一致就行了,在會議指南中一一注明,同時要對車輛進行編號,如“l號車:××省××廳人員。2號車:××市××局負責人”。
     2.主要參觀考察點簡介及節目單的制作。這是為了對會議日程中的參觀做進一步具體說明的,事先讓參會人員了解參觀考察點的大致情況,做到心中有數,實地考察是加深印象,簡介的撰寫各個參觀考察點都有寫好的,在此不再重復。關于節目單的制作,由節目的演出單位提供,按演出順序排列就行了,另外,值得一提的是,有地方特色的節目可以在節目單里做出一些說明,讓與會人員觀看前有個大致了解,便于加深印象。
 

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